Koło Zrzeszone zobowiązane jest do regularnego wypełniania i składania Ankiety Koła.
Obowiązek aktualizuje się w przypadku jakiejkolwiek zmiany w informacjach podanych w Ankiecie, takich jak: skład osobowy Zarządu Koła, osoba opiekuna, siedziba czy adres e-mail Koła. W szczególności, obowiązku należy dopełnić, gdy zmianie ulegnie Statut Koła.
W każdym z powyższych przypadków należy wypełnić całą Ankietę, podając aktualne informacje, poprzez odpowiedni formularz elektroniczny, dostępny na stronie internetowej RKN. Na zgłoszenie zmian poprzez wypełnienie ankiety Koło Zrzeszone ma 14 dni.
Obowiązek składania ankiety wynika ze Statutu RKN i uzasadniony jest względami formalnymi oraz praktycznymi. Aktualne informacje o Kole umożliwiają m.in. prawidłowe procedowanie jego wniosków o dofinansowanie, a także są kluczowe przy organizacji Walnych Zgromadzeń, wypożyczaniu sprzętu czy innych formach wsparcia Kół przez RKN.
Kontakt z Kołem i członkami jego Zarządu jest również niezbędny dla prawidłowego przepływu informacji – mailowo przekazywane jest wiele istotnych komunikatów i ogłoszeń Rady, a także ułatwia przepływ informacji między poszczególnymi Kołami. Na podstawie ankiety aktualizowane są dane w dokumentacji RKN oraz informacje o Kole na stronie internetowej.
Rażące niedopełnianie przez Koło obowiązku składania Ankiety jest podstawą zawieszenia go w prawach wynikających z przynależności do RKN.
W razie pytań lub wątpliwości związanych z wypełnianiem ankiety zachęcamy do kontaktu z Wiceprzewodniczącym RKN (wiceprzewodniczący.rkn@uj.edu.pl).
Każde Koło Zrzeszone zobowiązane jest do uczestnictwa w odbywających się raz na kwartał Walnych Zgromadzeniach RKN UJ. W czasie spotkań podejmowane są uchwały w najistotniejszych kwestiach, takich jak zmiany w dokumentach statutowych. Walne Zgromadzenie regularnie wybiera również członków mandatowych organów RKN tj. Zarząd, Komisję Rewizyjną, Komisję Odwoławczą oraz Komisję Konkursową odpowiedzialną za rozdysponowywanie środków na projekty Kół.
Terminy Walnych Zgromadzeń znane są z wyprzedzeniem i dostępne są w aktualnym harmonogramie pracy RKN, na stronie internetowej we właściwej zakładce.
Reprezentacja Koła
Domyślnie reprezentacją Koła na Walnym Zgromadzeniu może być jedna z osób z Zarządu Koła wskazanych w Ankiecie złożonej przez Koło.
Istnieje możliwość udzielenia pełnomocnictwa innej osobie, będącej członkiem danego Koła. Takiego pełnomocnictwa może udzielić członek Zarządu Koła w formie pisemnej bądź drogą elektroniczną – poprzez wiadomość z osobistego adresu e-mail w domenie uj.edu.pl do Komisji Rewizyjnej (rewizyjna.rkn@uj.edu.pl). Pełnomocnictwo powinno zawierać:
- nazwę i numer Koła,
- imię i nazwisko osoby upoważnionej,
- imię i nazwisko osoby upoważniającej (Członka Zarządu Koła),
- datę posiedzenia Walnego Zgromadzenia.
Każdemu Kołu przysługuje na Walnym Zgromadzeniu dokładnie jeden głos. Jedna osoba może reprezentować maksymalnie jedno Koło.
Nieobecność
Nieobecność reprezentacji Koła na dwóch następujących po sobie Walnych Zgromadzeniach jest podstawą zawieszenia go w prawach wynikających z przynależności do RKN. W uzasadnionych przypadkach nieobecność podlega jednak usprawiedliwieniu – zarówno uprzedniemu jak i następczemu (traktowana jest wówczas jak obecność). Usprawiedliwienie powinno zawierać:
- nazwę i numer Koła,
- datę posiedzenia Walnego Zgromadzenia,
- uzasadnienie nieobecności reprezentacji Koła na Walnym Zgromadzeniu,
i zostać przesłane przez Prezesa Koła w formie wiadomości z osobistego adresu e-mail w domenie uj.edu.pl do Sekretarza RKN (sekretarz.rkn@uj.edu.pl). Wniosek o usprawiedliwienie rozpatrywany jest przez Zarząd RKN.
Po zawieszeniu Koła w prawach, usprawiedliwienie nieobecności nie będzie już skuteczne. W takiej sytuacji należy zwrócić się do Zarządu RKN z wnioskiem o przywrócenie w prawach (jeśli Koło jest aktywne i zobowiązuje się do udziału w kolejnych Walnych Zgromadzeniach) lub złożyć odwołanie do Walnego Zgromadzenia (jeśli Koło np. uważa, że stwierdzenie nieobecności czy decyzja o zawieszeniu były nieprawidłowe). Więcej szczegółów dostępne jest w sekcji „Zawieszenie i przywrócenie w prawach Koła” poniżej.
Po uzyskaniu dofinansowania od RKN środki przeznaczone na projekt zostają „odłożone” na koncie Rady i czekają na ich wykorzystanie przez Koło. Szczegółowy opis procedury rozliczania projektu dostępny jest w odpowiedniej zakładce na stronie. Terminowe i poprawne rozliczenie projektu (spożytkowanie otrzymanej kwoty dofinansowania) jest szczególnie istotne. Środki niewykorzystane przez Koło (w przypadku nierozliczenia czy rezygnacji z projektu) mogłyby każdorazowo umożliwić realizację innych projektów Kół z danego podziału.
W razie nierozliczenia projektu w terminie, niezłożenia sprawozdania lub niedopełnienia innych wymogów formalnych, na Koło mogą zostać nałożone sankcje – w postaci cofnięcia dofinansowania czy ograniczenia wsparcia finansowego jego przyszłych projektów. Więcej szczegółów można znaleźć w Regulaminie podziału środków oraz odpowiedniej sekcji poniżej.
W razie pytań w kwestiach formalnych i praktycznych związanych z rozliczaniem projektów, polecamy kontakt z Działem Spraw Studenckich UJ.