Dofinansowania i rozliczenia

I Jak otrzymać dofinansowanie?

1. Każde Koło zrzeszone w RKN, przed rozpoczęciem procedury związanej z przyznaniem środków przez Radę Kół Naukowych UJ zobowiązane jest zapoznać się z przepisami Statutu RKN UJ i Regulaminu RKN UJ odnoszącymi się do realizacji projektów.

2. Jeżeli specyfika projektu pozwala na jego dofinansowanie przez RKN UJ, należy wypełnić preliminarz zamieszczony na stronie RKN UJ w dziale Do pobrania / Podstawowe dokumenty.

3. Wypełniony preliminarz należy dostarczyć do siedziby Rady Kół Naukowych w godzinach dyżurów - terminy zbierania preliminarzy są co kwartał umieszczone na stronie RKN UJ (nie później niż na 21 dni przed ich upływem).

4. Informacje o dofinansowaniu pojawiają się na stronie RKN UJ niezwłocznie po akceptacji podziału środków przez Prorektora UJ ds. dydaktyki.

5. Preliminarze można składać tylko na projekty rozpoczynające się w nadchodzącym kwartale lub w ciągu dwóch pierwszych tygodni następnego kwartału.

6. Ważne jest, aby o rozliczeniu projektu pamiętać już od samego początku jego realizacji (czyli fazy planowania).

Sposoby wypełniania preliminarzy można (a nawet powinno się) konsultować z członkami Komisji Konkursowej, Komisji Rewizyjnej lub Zarządu w biurze RKN (Collegium Novum, ul. Gołębia 24, pok. 02-02a) w godzinach dyżurów. Można też dzwonić i pisać e-maile.

 

II Kosztorys projektu:

1. Przynajmniej na 5 dni roboczych przed realizacją projektu i zaciągnięciem zobowiązań fiansowych należy w Sekcji ds. Rozliczeń i Spraw Dyscyplinarnych Studentów i Doktorantów (ul. Straszewskiego 25/3) dostarczyć ostateczny kosztorys projektu. Dopiero faktury wystawione od dnia jego akceptacji będą mogły być podstawą rozliczenia, natomiast niedopełnienie tego obowiązku skutkować będzie niemożliwością rozliczenia projektu.

2. Faktury muszą być wystawione na Uniwersytet Jagielloński, bez żadnych innych dopisków (Wydziałów, Instytutów czy Kół). Dane do faktury:

UNIWERSYTET JAGIELLOŃSKI
Ul. Gołębia 24
31-007 Kraków
NIP: 675-000-22-36

Faktury wystawione z dodatkowymi specyfikacjami wymagają korekty i są bezużyteczne.

3. W przypadku gdy koło naukowe planuje, że jeden z kosztów poniesionych przy realizacji projektu przekroczy kwotę 10000 zł netto konieczne jest wypełnienie Wniosku do Biura Zamówień Publicznych. W takiej sytuacji należy zapoznać się z odpowiednią instrukcją zamieszczoną na stronie RKN UJ w dziale „Ważne informacje" oraz skontaktować się z p. Andrzejem Kocembą bądź tez p. Katarzyną Woźnicą-Hoffman z Sekcji ds. Rozliczeń i Spraw Dyscyplinarnych Studentów i Doktorantów.

4. W przypadku planowania zakup materiałów biurowych lub materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek należy pamiętać, że Uniwersytet Jagielloński jest zobowiązany do zamawiania tych artykułów z ściśle określonych firm, które wygrały przetarg (dokładna informacja na stronie RKN UJ w dziale „Ważne informacje").

5. Pamiętaj również, że Uniwersytet Jagielloński finansuje projekty na zasadzie refundacji kosztów (czyli koło zakłada ze swoich pieniędzy a dopiero po prawidłowym rozliczeniu dokumentów otrzymujesz zwrot na konto podane w opisie faktur).

6. Przed realizacją projektu warto zapoznać się z zapisami Regulaminu RKN UJ określającymi załączniki wymagane do rozliczenia - dzięki temu unikniesz sytuacji, w której przy rozliczaniu projektu okaże się, że czegoś brakuje i rozliczenie jest niemożliwe.

 

III Rozliczenie projektu:

1. Po zrealizowaniu projektu w przeciągu 14 dni należy do siedziby RKN UJ dostarczyć sprawozdanie wraz z załącznikami określonymi w Regulaminie RKN UJ.

2. Treść sprawozdania powinna jasno opisywać przebieg projektu i odnosić się do założeń poczynionych we wniosku o dofinansowanie.

3. Sprawozdania bez wymaganych załączników będą zwracane do uzupełnienia.

4. Po akceptacji sprawozdania przez Przewodniczącego RKN UJ lub osobę upoważnioną Twoim zadaniem jest udanie się do Działu Nauczania UJ celem rozliczenia projektu pod względem finansowym. Dodatkowo trzeba zabrać ze sobą faktury i inne wymagane dokumenty:

- Zbiorowa lista kosztów - wymagana w wypadku wyjazdów, o szczegóły pytaj pracowników Działu Nauczania UJ (można pisać e-maile lub dzwonić).

- Zestawienie faktur - należy je przygotować, gdy mamy więcej niż jeden dokument finansowy ("ale po co?" - zapytasz; otóż po to, że jak ktoś zgubi Twoją fakturę, to przynajmniej będzie dowód, że ją złożyłeś; "a co, jeśli ktoś zgubi moje zestawienie faktur?" - zapytasz i nie uzyskasz odpowiedzi).

- Formularz zgłoszenia oficjalnego dostawcy UJ - formularz potrzebny do zarejestrowania Cię w systemie SAP, abyś mógł otrzymać zwrot pieniędzy na Twoje prywatne konto (jeśli tymczasowo pokrywałeś część kosztów ze środków własnych).

5. Każda faktura (czy też jakikolwiek inny dokument finansowy) musi być opisany z tyłu wg wzoru:

- Faktury przelewowe (niezapłacone)
Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku. Faktura dotyczy (nazwa kosztu, informacja z faktury) w ramach projektu (nazwa projektu) zrealizowanego przez (nazwa koła naukowego) (kiedy?). Środki zostały przyznane przez RKN UJ. Proszę o ich przelanie na konto usługodawcy/sprzedawcy (numer konta).
Podpis prezesa koła

- Faktury przelewowe (zapłacone)
Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku. Faktura dotyczy (nazwa kosztu, informacja z faktury) w ramach projektu (nazwa projektu) zrealizowanego przez (nazwa koła naukowego) (kiedy?). Środki zostały przyznane przez RKN UJ. Proszę o ich przelanie na konto (imię i nazwisko, numer konta).
Podpis prezesa koła
Uwaga: Przy powyższej sytuacji należy dołączyć potwierdzenie przelewu.

- Faktury gotówkowe
Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku. Faktura dotyczy (nazwa kosztu, informacja z faktury) w ramach projektu (nazwa projektu) zrealizowanego przez (nazwa koła naukowego) (kiedy?). Środki zostały przyznane przez RKN UJ. Proszę o ich przelanie na konto (imię i nazwisko, numer konta).
Podpis prezesa koła

Identyczne opisy stosuje się przy opisywaniu not księgowych lub rachunków

6. W przypadku dokumentów finansowych za druk publikacji, należy w ich opisie uwzględnić klauzulę, iż publikacja została rozdana bezpłatnie.

7. "Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku" - więcej szczegółów znajdziesz tutaj.

8. Jeśli rozliczane są faktury wystawione za przejazdy: lotnicze, autobusowe, kolejowe należy dołączać do nich oryginały biletów potwierdzające przejazd.

9. Rozliczenie projektu następuje po ok. 21 dniach od dostarczenia sprawozdania do Sekcji ds. Rozliczeń i Spraw Dyscyplinarnych Studentów i Doktorantów.

Trudne pytania (czyli takie, na które odpowiedź nie znajduje się powyżej) dotyczące rozliczenia w Sekcji ds. Rozliczeń i Spraw Dyscyplinarnych Studentów i Doktorantów należy kierować bezpośrednio do jej pracowników (telefonicznie lub e-mailem).

 

IV Zamówienia publiczne

Kiedy należy złożyć wniosek do Działu Zamówień Publicznych?

Przy zamówieniach na usługi lub dostawy przy wartości powyżej 10 000 zł netto konieczne jest złożenie wniosku do Działu Zamówień Publicznych za pośrednictwem Sekcji ds. Rozliczeń i Spraw Dyscyplinarnych Studentów i Doktorantów. Więcej informacji tutaj.

UWAGA! Wypełniony odpowiednio wniosek o uruchomienie postępowania wraz z niezbędnymi podpisami musi zostać zadekretowany w DZP przed udzieleniem zamówienia. Niedopuszczalne jest uruchamianie wniosków do DZP w momencie gdy została już wystawiona faktura (rachunek) na daną usługę.

 

Kiedy nie składa się wniosku do Działu Zamówień Publicznych?

W przypadku zamówień na usługi lub dostawy o wartości poniżej 10 000 zł netto dopuszcza się możliwość weryfikacji rynku poprzez np.: zebranie ofert, faksów, wydruków ze stron internetowych, katalogów, emaili, itp., od co najmniej trzech wykonawców i dołączenie ich do dokumentów rozliczeniowych bez konieczności składania wniosku do BZP UJ.

Dopuszcza się uproszczoną procedurę weryfikacji rynku (bez konieczności jej dokumentowania) w przypadku wydatkówdo kwoty 3 500 PLN netto, w której rozpoznania można dokonać: telefonicznie, poprzez portal internetowy lub w inny dowolny sposób, a w takich przypadkach na fakturze lub rachunku należy umieścić oświadczenie zamawiającego: „Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku" lub uzasadnić wybór danego wykonawcy. Więcej informacji tutaj.

Zamówienia objęte postępowaniami prowadzonymi dla całej uczelni (np. materiały biurowe, papier kserograficzny, środki czystości, tonery itp.) niezależnie od wartości jednorazowego zamówienia, nie wymagają składania do BZP wniosku o uruchomienie postępowania, jeśli zakupy dokonywane są u wyłonionych wykonawców i obejmują wyłącznie zakres wynikający z umowy, natomiast w takich przypadkach na fakturze bądź rachunku należy przywołać numer Centralnego Rejestru Zamówień Publicznych UJ zamieszczony na umowie oraz ogłaszany każdorazowo przez BZP w formie komunikatu po zakończeniu postępowania.

 

V Przetargi

Wydawać by się mogło, że po uzyskaniu dofinansowania możemy udać się do sklepu i zakupić naszą ulubioną wodę mineralną, papier do drukarki, inne materiały eksploatacyjne do drukarek i kserokopiarek, ręczniki papierowe, środki czystości, inne materiały biurowe, zamówić usługę kurierską czy też potencjalnie wszystkie inne rzeczy.

Otóż nie.

Na stronie Działu Zamówień Publicznych UJ znajdują się komunikaty, z którymi należy się zapoznać przed dokonaniem jakichkolwiek zakupów. Część kategorii kosztów (np. te wymienione powyżej) objęta jest przetargiem i zamówienia muszą być realizowane przez konkretne firmy.